El error que cuesta caro
La mayoría de las notarías y despachos creen que cumplir la LFPIORPI es tener un manual. Lo tienen, lo guardan, y asumen que están cubiertos. Cuando llega una revisión, descubren que un manual sin un sistema que lo ejecute no prueba nada; lo que la autoridad pide es evidencia ordenada, trazable y verificable de cada operación con actividad vulnerable.
Esa distancia, entre tener el documento y tener el sistema, es donde empiezan casi todos los problemas de cumplimiento.
Cada operación vulnerable necesita su propio expediente
Nuestro enfoque parte de una regla: por cada acto u operación vulnerable se integra un expediente de cumplimiento independiente, distinto del expediente jurídico de la escritura. Ese expediente es el que acredita, ante el SAT o la UIF, que se identificó, se analizó, se documentó y se avisó. Sin él, el manual es una declaración de intenciones.
Es también lo primero que pide la autoridad cuando llega un requerimiento del SAT: la evidencia de que el sistema existía y se usó en esa operación.
El método, en diez pasos
A este sistema lo llamamos el Método del Expediente Verificable: el expediente se arma siguiendo un proceso ordenado, trazable y verificable, como exige la propia ley. Sin entrar en los criterios y formatos de cada paso, esta es su forma:
- Identificación de las partes que intervienen
- Documentación soporte de la operación
- Identificación de personas físicas y morales
- Constancia del beneficiario controlador
- Consulta en listas de personas bloqueadas
- Documentación del origen de los recursos
- Avisos aplicables (Declaranot o SPPLD)
- Instrumento o contrato definitivo
- Digitalización y carga en un portal de resguardo
- Alcance de regularización de expedientes previos
Cada paso tiene su criterio, su formato y sus anexos según el tipo de cliente: persona física, moral, extranjera o fideicomiso. Eso es lo que define si el expediente resiste una revisión, y es lo que se construye en el acompañamiento, caso por caso.
Por qué portal, manual y capacitación van juntos
Un sistema de cumplimiento se sostiene sobre tres piezas que se necesitan entre sí:
- El manual es la regla: qué se hace y bajo qué criterio.
- El portal es el resguardo: dónde vive la evidencia digitalizada, consultable y disponible para una auditoría.
- La capacitación es lo que hace que el equipo lo ejecute igual cada vez; un sistema que solo entiende una persona se cae el día que esa persona no está.
Tener una de las tres sin las otras dos deja un hueco por donde entra el incumplimiento. El manual sin portal no prueba nada; el portal sin capacitación se llena a medias; la capacitación sin manual no tiene criterio que transmitir.
El siguiente paso
Si tu firma tiene el manual pero no el sistema que lo sostiene, o no está segura de que sus expedientes resistirían una revisión, por ahí empieza el trabajo. Una sesión de alineación revisa el estado real de tu cumplimiento frente a la LFPIORPI y ordena qué falta, en qué orden.